Фахівець по роботі з партнерами (робота з контрактами)

Вимоги:
Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування / економіки / аналогічної галузі або відповідний практичний досвідДосвід використання комп’ютерних та офісних програм (MS Word, Excel та ін.)Добре знання використання електронних таблиць ExcelПрихильність до високоякісного адаптивного та відповідального гуманітарного програмуванняВільне володіння російською, українською та англійською на середньому рівні

Призначення:

Під безпосереднім наглядачем грантів грантоотримувачі грантів, грантодавець для суб-грантів ОГС буде в основному  залучений  до виконання грантів місцевими ОГС. 

Він/Вона відповідатиме за  координацію з асистентами  проекту у регіоні призначення , є  основною контактною особою  на етапі впровадження грантів, забезпечуючи відповідність під час впровадження гранту та подальшу підтримку  обраних організацій громадянського суспільства щодо звітності та будь-яких договірних питань. 

Функції:

Управління проектами та звітність 

Планування, впровадження та звітність 

• Координація з громадськими організаціями щодо  написання, розробки та звітності щодо реалізації грантових пропозицій. 
• Сприяє грантовим зусиллям, включаючи процес затвердження грантів та дотримання після отримання підтримки. Гарантує, що терміни виконуються.
• Відстежує відповідність грантів після підтримки. Слідом за фінансовими агентствами.
• Проводити due diligences-виконавців партнерів, брати участь у подальшому виконанні плану пом'якшення наслідків
• Контролює щомісячний потік документації від базового офісу та Партнерів до центрального офісу
• Перевіряти рівень відповідності документації вимогам та політикам ACTED 
• Допомога  в розробці стратегій, термінів, вирішенні кадрових питань,  розробці шаблонів для грантів відповідно до керівних принципів фінансування.
• Зберігає необхідні записи, файли, звіти, бази даних та ресурсні матеріали, що стосуються партнерської діяльності.
• Моніторинг грантів на предмет дотримання юридичних, фінансових та програмних вимог, включаючи, але не обмежуючись, забезпечення правильного документування вимог до грантів у файлах грантів та базі даних. 
• Відстежує та документує процеси, форми, шаблони, звіти та дані для надання грантів,  щоб забезпечити повну відповідність внутрішньому контролю та юридичним вимогам.
• Вирішення складних грантових сценаріїв; консультації/зв'язок з фінансовими та/або юридичними радниками

Логістика

• Своєчасно надання точні  форми замовлень, якщо цього вимагає лінійний менеджер 
• Підтвердження якості вибору матеріалу та застосування 
• Забезпечення  належного управління та використання  замовлень
• Планування  поїздок  команди на основі наявного FLAT та відповідних політик

Фінанси

• Підтримати лінійного менеджера в огляді BFU (ів) і надати точні прогнози
• Підтримка лінійного менеджера в прогнозуванні щомісячних грошових вимог проекту та подання до АС

HR

• Прихильність до безперервного навчання через тренінги та своєчасне визначення потреб та можливостей для нарощування потенціалу, у координації з лінійним менеджером / TC / HR Відділом.  

Прозорість та відповідність вимогам

• Забезпечення відповідності внутрішнім процедурам acted та донорським процедурам
• Точне ведення обліку проектної документації, включаючи фотографії та належну подачу протоколів засідань, баз даних, таблиць відвідуваності, звітів про оцінку /документів, огляд та оновлення баз даних тощо, у м'якому та друкованому вигляді

Інші

• Забезпечити переклад різних документів (наприклад, звітів, протоколів, списків бенефіціарів, інформаційних ознак) за запитом лінійного менеджера (за можливості) 
• Виконайте будь-яке додаткове завдання, як того вимагає лінійний менеджер.

Ключові показники ефективності:

• Кількість звітів органів громадянського суспільства (ОГС), поданих своєчасно та щомісяця
• Видимість ACTED, донорів і партнерів забезпечується у всіх видах діяльності, відповідно до керівних принципів ACTED Global
• Процедури FLATS дотримуються
• Кращі практики визначаються та формалізовані протягом усього періоду впровадження ОГС