Фахівець по роботі з партнерами (робота з контрактами)

Функції:

Управління проектами та звітність 

Планування, впровадження та звітність 

• Координація з громадськими організаціями щодо  написання, розробки та звітності щодо реалізації грантових пропозицій. 
• Сприяє грантовим зусиллям, включаючи процес затвердження грантів та дотримання після отримання підтримки. Гарантує, що терміни виконуються.
• Відстежує відповідність грантів після підтримки. Слідом за фінансовими агентствами.
• Проводити due diligences-виконавців партнерів, брати участь у подальшому виконанні плану пом'якшення наслідків
• Контролює щомісячний потік документації від базового офісу та Партнерів до центрального офісу
• Перевіряти рівень відповідності документації вимогам та політикам ACTED 
• Допомога  в розробці стратегій, термінів, вирішенні кадрових питань,  розробці шаблонів для грантів відповідно до керівних принципів фінансування.
• Зберігає необхідні записи, файли, звіти, бази даних та ресурсні матеріали, що стосуються партнерської діяльності.
• Моніторинг грантів на предмет дотримання юридичних, фінансових та програмних вимог, включаючи, але не обмежуючись, забезпечення правильного документування вимог до грантів у файлах грантів та базі даних. 
• Відстежує та документує процеси, форми, шаблони, звіти та дані для надання грантів,  щоб забезпечити повну відповідність внутрішньому контролю та юридичним вимогам.
• Вирішення складних грантових сценаріїв; консультації/зв'язок з фінансовими та/або юридичними радниками

Логістика

• Своєчасно надання точні  форми замовлень, якщо цього вимагає лінійний менеджер 
• Підтвердження якості вибору матеріалу та застосування 
• Забезпечення  належного управління та використання  замовлень
• Планування  поїздок  команди на основі наявного FLAT та відповідних політик

Фінанси

• Підтримати лінійного менеджера в огляді BFU (ів) і надати точні прогнози
• Підтримка лінійного менеджера в прогнозуванні щомісячних грошових вимог проекту та подання до АС

HR

• Прихильність до безперервного навчання через тренінги та своєчасне визначення потреб та можливостей для нарощування потенціалу, у координації з лінійним менеджером / TC / HR Відділом.  

Прозорість та відповідність вимогам 

• Забезпечення відповідності внутрішнім процедурам acted та донорським процедурам
• Точне ведення обліку проектної документації, включаючи фотографії та належну подачу протоколів засідань, баз даних, таблиць відвідуваності, звітів про оцінку /документів, огляд та оновлення баз даних тощо, у м'якому та друкованому вигляді

Інші

• Забезпечити переклад різних документів (наприклад, звітів, протоколів, списків бенефіціарів, інформаційних ознак) за запитом лінійного менеджера (за можливості) 
• Виконайте будь-яке додаткове завдання, як того вимагає лінійний менеджер.

Ключові показники ефективності:

• Кількість звітів органів громадянського суспільства (ОГС), поданих своєчасно та щомісяця
• Видимість ACTED, донорів і партнерів забезпечується у всіх видах діяльності, відповідно до керівних принципів ACTED Global
• Процедури FLATS дотримуються
• Кращі практики визначаються та формалізовані протягом усього періоду впровадження ОГС