Фахівець по роботі з партнерами (виконання, звітування)

Вимоги:

• Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування / економіки / аналогічної галузі або відповідний практичний досвід
• Досвід використання комп’ютерних та офісних програм (MS Word, Excel та ін.)
• Добре знання використання електронних таблиць Excel
• Прихильність до високоякісного адаптивного та відповідального гуманітарного програмування
• Вільне володіння російською, українською та англійською на середньому рівні.

Функції:

Управління проектами та звітність

Планування, впровадження та звітність

• Керувати всією вхідною та вихідною документацією та асистентами по роботі з партнерами, підтримуйте високі стандарти управління інформацією та подання звітності
• Щоденний нагляд за  проектами партнерів  на місцевому рівні, за підтримки лінійного менеджера
• Підтримка лінійного менеджера в розробці щотижневих і довгострокових робочих планів для реалізації проекту, зокрема,  з управління інформацією 
• Фасилітує семінари та проводить тренінги з нарощування потенціалу для всіх одержувачів суб-грантів з гуманітарних принципів, підзвітності, постраждалому населенню (AAP) та орієнтації на вразливість
• Відвідування/організація регулярних координаційних зустрічей з персоналом
• Відмінний зв'язок з іншими членами команди, що забезпечує послідовність і координацію діяльності
• Своєчасне звітування про проблеми та виклики під час роботи з партнерами лінійному менеджеру
• Своєчасне подання  звітів, інформаційних продуктів та оновлених баз даних на запит лінійного менеджера, підтримка  в підготовці звітів  для донорів / кластерів та сприяння розробці фінансових звітів 
• Підтримка регіонального координатора, лінійного менеджера та технічного координатора у регіоні призначення
• Підтримка діяльності Відділу Моніторингу  та звітності під час моніторингу та оцінки діяльності з реалізації проекту та вирішення рекомендацій Відділу Моніторингу  щодо підвищення ефективності проектної діяльності та максимізації результату 
• Підтримка лінійного менеджера під час заповнення внутрішніх звітів для фіксації прогресу реалізації проекту

Логістика

• Своєчасно подання  форми замовлень, якщо цього вимагає лінійний менеджер 
• Підтвердження якості вибору матеріалу, якщо це пердбачено 
• Забезпечення  належного управління та використання активів проекту
• Планування переміщення команди на основі наявного FLAT та відповідних політик

Фінанси

• Підтримка лінійного менеджера в огляді бюджетів і надати точні прогнози
• Підтримка лінійного менеджера в прогнозуванні щомісячних грошових вимог проекту та подання до АС

HR

• Прихильність до безперервного навчання через тренінги та своєчасне визначення потреб та можливостей для нарощування потенціалу, у координації з лінійним менеджером / TC / HR Відділом.  
• Контролювати набір енумераторів коли це необхідно для збору даних 
• Тренувати  енумераторів

Прозорість та відповідність вимогам

• Забезпечення відповідності внутрішнім процедурам acted та донорським процедурам
• Точне ведення обліку проектної документації, включаючи фотографії та належну подачу протоколів засідань, баз даних, таблиць відвідуваності, звітів про оцінку /документів, огляд та оновлення баз даних тощо, у м'якому та друкованому вигляді

Інші

• Забезпечити переклад різних документів (наприклад, звітів, протоколів, списків бенефіціарів, інформаційних знаків) за запитом лінійного менеджера 
• Виконайте будь-яке додаткове завдання, як того вимагає лінійний менеджер.

Ключові показники ефективності:

• Кількість звітів ОГС, поданих своєчасно та щомісяця
• Видимість ACTED, донорів і партнерів забезпечується у всіх видах діяльності, відповідно до керівних принципів ACTED Global
• Процедури FLATS дотримуються
• Кращі практики визначаються та формалізовані протягом усього періоду впровадження ОГС