Личный ассистент
Открыта вакансия личного ассистента для двух руководителей.
Направления деятельности
• Инвестиционная деятельность - crypto
• Продажа недвижимости
• Товарный бизнес и интернет-продажи
• Консьерж-сервис
• Модельное агентство
Что предстоит делать
Быстро реагировать на поступающие задачи, организовывать и планировать процессы работы, заниматься подбором персонала в команды руководителей, выполнять поручения связанные с консьерж-сервисом.
ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Travel-поддержка
• Сотрудничество с турагентством.
• Самостоятельный поиск лучших вариантов отелей, авиабилетов (покупка, отмена, регистрация).
• Максимально эффективное планирование маршрутов и поездок руководителей.
Подбор персонала
• Подбор кандидатов на различные позиции.
• Поиск кандидатов на профильных сайтах.
• Публикация вакансий.
• Обзвон кандидатов, скрининг резюме, проведение первичного интервью.
• Проведение встреч и собеседований с кандидатами.
• Поиск подрядчиков на проекты, контроль выполнения задач.
Поиск и обработка необходимой информации по запросу за короткое время по четким критериям
• Нахождение из множества вариантов лучшее предложение, за короткий промежуток времени.
• Осуществление сбора материалов и информации, которые необходимы руководителям.
Тайм-менеджмент
• Планирование рабочих дней руководителей (встречи, звонки, прием и прочее).
• Напоминание о встречах, дедлайнах.
• Напоминание о памятных датах.
• Работа с программой Trello, контроль выполнения и расписание.
Ведение финансового учета
• Ведение таблиц личных и корпоративных затрат
• Планирование бюджета.
• Выплата заработной платы и других корпоративных и личных расходов.
• Оформление отчетов (по итогам месяца).
• Работа в CRM системе финансов. Планирование бюджета, расходов.
Организация встреч, переговоров и совещаний, сопровождение
• Бронирование переговорных, оповещение участников, протоколирование.
• Участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах.
• Ведение протоколов и иных документы, оформляющих ход и результат встреч, переговоров.
• Сопровождение руководителей на встречах, в случае необходимости.
• Организация конференций в телефонном режиме.
• Осуществление технического обеспечения деятельности руководителей (регистрация на мероприятия, заказ транспорта и др.).
• Помощь в организации празднований.
• Подготовка презентаций, самостоятельно либо работа с подрядчиками.
• Работа с Google документами.
Выполнение всевозможных поручений
• Выполнение рабочих и личных задач от руководителей (съездить в магазин /заказать нужную вещь).
Коммуникация
• Общение с партнерами и подрядчиками.
• Знакомство и коммуникация с командой.
• Коммуникация с семьями руководителей.
• Коммуникация с домашним персоналом.
Другое
• Создание презентаций (по инвестфонду). Работа по задачам с подрядчиками.
• Создание шаблонных контрактов и инвойсов.
• Транслит – передача аудио информации в текстовом формате.
• Транскрибация голосовых сообщений.
• Работа с Excel: настройка автоподсчета, добавление колонок и другое.
• Понимать и разбираться в приложениях, технике и трендовых событиях.
• Заказ чего-либо, поиск лучших билетов, корпоративные поездки, организация Дней Рождения, организация персонала.
• Помощь в путешествиях: организация досуга, сдачи ПЦР теста.
От компании
• Полная занятость, удаленно. C локальным выполнением задач по городу, если находится в одном городе с руководителем.
• Рабочая активность с 8:00 до 19:00 (2 часа обед). Корректировка графика под ассистента.
• В остальное время быть на связи. 24/7 (в выходной день также)
• Выполнение задач в нерабочее время за дополнительный бонус. 1 день выходной, обоюдный выбор дня с руководителями. 2 выходных под вопросом.
Перспективы карьерного роста
В перспективе долгосрочного сотрудничества есть возможность карьерного развития и роста по спектру полномочий.
Главное - проявлять себя в качестве профессионала, действовать и приносить результат.
Дополнительная информация
Перед рассмотрением кандидата на должность, предусмотрено тестовое задание с акцентом на проверке навыков поиска и оформления информации, и подбора персонала.